Nguyên nhân và cách khắc phục khi gửi mail vào Spam, Junk-Email

Mail gửi đi vào Spam/Junk-Email của người nhận là do bộ lọc spam của Server nhận mail đánh giá mail gửi đến không đủ độ tin cậy dựa vào thang điểm được cấu hình trong mỗi loại Mail Server khác nhau, hoặc cũng có thể do người nhận mail báo cáo, đánh dấu spam.

Cách thức hoạt động của bộ lọc spam

Các bộ lọc email được lập trình sẵn rất nhiều tiêu chí để đánh giá 1 email có phải là spam hay không, ví dụ những cụm từ giống spam như “CLICK HERE” hay “MIẾN PHÍ! MUA NGAY!”. Mỗi tiêu chí như vậy tương ứng với 1 số điểm. Tổng số điểm đạt tiêu chí của một email, cộng lại sẽ ra điểm spam (spam score). Bộ lọc spam sẽ check spam dựa vào các yếu tố trong một mail gửi đến như header, body, subject, reverse dns, URIBlacklist, keyword …

+ Chú thích cho các từ chuyên môn:

Content filters (Bô lọc nội dung):  Xem xét các nội dung trong một tin nhắn để xác định xem nó là thư rác hay không?

Header filters (Bộ lọc Header):  Xem xét các tiêu đề email để tìm kiếm thông tin giả mạo.

URL Blacklist: Là khi các website dùng các tool, thủ thuật tăng rank mà Google cấm như: dùng các thủ thuật SEO “mũ đen” như cloaking, link farms, doorway pages, submit quá nhiều….Thường xuyên thay đổi nội dung, tên miền, hay thậm chí là giao diện. Các domain mua backorder cũng thường không được index. Dẫn tới địa chỉ URL bị khoá, điều này làm ảnh hưởng tới việc gởi mail, hay thậm chí mail của Quý khách sẽ không vào Inbox được.

IP BlackList: Trường hợp này do các tài khoản trên Server gởi Spam mail số lượng lớn (Thường là các máy chủ share hosting), dẫn tới IP bị các tổ chức SPAM trên thế giới cho vào Black List. Sau khi kiểm tra, xử lý các vấn đề liên quan thì Quý khách có thể liên hệ với các tổ chức chống SPAM nhằm loại bỏ đia chỉ IP ra khỏi Black List.

Nếu điểm spam của bạn vượt ngưỡng cho phép, bạn sẽ đi vào hộp thư rác mà không cần bàn cãi.

Danh sách các tiêu chí của spam vẫn tăng đều và rất hiệu quả. Mỗi khi ai đó nhấn vào nút “báo cáo spam” trên chương trình duyệt email, các bộ lọc sẽ tiếp thu ngay. Thậm chí, các bộ lọc còn chia sẻ “kiến thức” cho nhau để ngày càng trở nên hoàn hảo. Tuy không có một công thức giúp bạn thoát các bộ lọc, nhưng vẫn có 1 vài lỗi bạn cần tránh để thư của bạn không vào thùng rác của người nhận.

Những lỗi thông thường cần tránh

Có 1 số lỗi mà người dùng thường xuyên mắc phải, và hậu quả là bị các bộ lọc spam chặn đường:

• Sử dụng các cụm từ spam, như là “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”
• Sử dụng dấu chấm than kịch liệt!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
• TOÀN VIẾT HOA
• Tô màu đỏ hoặc xanh sáng
• Code HTML cẩu thả, như kiểu copy từ Microsoft Word qua HTML
• Email chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên nó cho rằng bạn đang lừa nó)
• Sử dụng từ “kiểm tra” trong dòng tiêu đề
• Gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam)
• Thiết kế HTML trong… Word và xuất ra file HTML .
• Nội dung có chứa từ khoá nào “nhạy cảm”? Như thế nào là “nhạy cảm” thì do hệ thống xác định và không hẳn là liên quan đến chính trị, sex hay bậy bạ mới là nhạy cảm mà là những từ khoá được đề cập nhiều trên môi trường Internet hay Google cũng bị coi là nhạy cảm, ví dụ từ resort, gay, bất động sản, marketing…

Các cách giảm khả năng bị chặn bởi các tổ  chức SPAM:

• Mail khi gởi chỉ có duy nhất 1 tấm hình. Với việc làm này thì chắc chắn mail của Quý khách sẽ bị chặn lại. Quý khách cần dành thời gian cho việc chỉnh sửa bố cục, hình ảnh để mail có thể tới thẳng Inbox khi bấm nút Send.
• Chú ý tới các liên kết trong mail của bạn. Các bộ lọc sẽ kiểm tra các địa chỉ URL trong mail của Quý khách, nếu như đường dẫn link dẫn tới một domain thiếu uy tín, hay có các thông báo giả mạo thì việc mail của Quý khách sẽ chắc chắn vào SPAM. Quý khách nên tránh dẫn link tới các địa chỉ chứa các folder chỉ có 1 cho tới 2 chữ cái bởi vì các bộ lọc sẽ xem đó là như là một dấu hiệu cần phải kiểm tra.
• Đừng sử dụng các rút gọn liên kết. Việc sử dụng các đường dẫn rút gọn khiến các bộ lọc không check được nội dung của các liên kết đó, do đó rất có khả năng mail của Quý khách sẽ vào SPAM.
• Nên sử dụng HTML chuẩn, với những tags HTML không thích hợp, những tag bị lỗi…có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công của bạn. Để có thể tạo ra nội dung mail với HTML chuẩn, Quý khách có thể sử dụng công cụ dưới đây để có thể hạn tạo ra một mail với HTML chuẩn: http://word2cleanhtml.com/
  • Bước đầu tiên Quý khách tạo ra một email bình thường trên Microsoft Word chẳng hạn, sau khi thực hiện xong về các định dạng, kiểu chữ, font chữ sau đó copy toàn bộ đoạn văn bản trên vào khung chuyển đổi sau đó bấm vào nút “Convert to clean html”.
  • Sau khi quá trình convert được hoàn tất, toàn bộ đoạn văn bản sẽ được chuyển sang dạng HTML chuẩn. Quý khách vui lòng copy đoạn văn bản đã được chuyển đổi vào thư mới mà Quý khách có ý định Sent.
• Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào mail của bạn.
• Tránh copy trực tiếp từ Word, Excel hay Powerpoint hay các ứng dụng khác… Việc chép nội dung trực tiếp từ các ứng dụng trên sẽ kèm theo nhiều kiểu định dạng khác nhau được chèn vào mail sẽ khiến Quý khách cũng như các bộ lọc SPAM mail không kiểm soát được. Dẫn tới mail khi gởi được đánh giá là SPAM là điều khó tránh khỏi.
• Không nên dùng cùng một cụm từ hay một câu có trong mail làm tiêu đề. Nếu bạn gửi mail có tiêu đề và thông tin tương tự nhau, nó phần lớn sẽ bị lọc thành mail spam. Ví dụ tiêu đề thư của bạn ghi “Đây là thư test” và phần nội dung cũng ghi là “Đây là thư test”.

Tăng cường độ tin cậy cho mail gửi đi

Bạn cần phải cấu hình đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, Domainkeys… nhằm tăng tính tin cậy khi gửi mail đồng thời luôn đảm bảo IP Server không bị các tổ chức liệt vào danh sách đen (blacklist). Thông thường nếu ip server bị các tổ chức như Spamhaus, Spamcop, SORBS-SPAM, … thì mail gửi đi có khả năng bị từ chối.

Nếu như IP của bạn luôn trong tình trạng Blacklist từ tổ chức thứ 3 đánh giá thì có thể bạn phải thông qua Mail Relay trung gian để gởi mail luôn đạt độ inbox cao và nhận mail cho an toàn.